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Mendelssohn-Medaille für die Kleine Reinigungs-und Dienst­leistungs­gesellschaft

Wie heißt es immer so schön, tue Gutes und sprich darüber! Doch viel zu oft tun wir doch alle etwas Gutes, weil es uns als selbstverständlich erscheint so zu handeln und sprechen nicht darüber. Die Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft hat etwas Gutes getan und wurde dafür ausgezeichnet. Erfahren Sie hier mehr darüber ...

Verhaltenskodex und Datenschutzerklärung der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH

Präambel

Die Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH verpflichtet sich im Rahmen Ihrer gesellschaftlichen Verantwortung zur Einhaltung von Datenschutzrechten.
Diese Datenschutzrichtlinie gilt für die gesamte Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH.

Sie beruht auf akzeptierte Grundprinzipien zum Datenschutz. Die Wahrung des Datenschutzes ist eine Basis für vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen und die Reputation des Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH als attraktiver Arbeitgeber.

Die Datenschutzrichtlinie schafft eine der notwendigen Rahmenbedingungen für die Daten­übermittlung zwischen den einzelnen Abteilungen sowie Geschäftsbereichen unserer Gesellschaft, zu unseren Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden, staatlichen Einrichtungen und Organisationen. Sie gewährleistet das von der Europäischen Datenschutzrichtlinie (DSGVO) und den nationalen Gesetzen (BDSG und weitere) verlangte angemessene Datenschutzniveau.

 

Artikel 1 – Geltungsbereich und Änderung der Datenschutzrichtlinie

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Abteilungen und Geschäftsbereiche des Unternehmens Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH.
Die Datenschutzrichtlinie erstreckt sich auf sämtliche Verarbeitungen personenbezogener Daten (DSGVO Art. 4 Abs. 1).
Anonymisierte Daten (DSGVO Art. 4 Abs. 5), z.B. für statistische Auswertungen oder Untersuchungen, unterliegen nicht dieser Datenschutzrichtlinie.

Die einzelnen Abteilungen und Geschäftsbereiche sind nicht berechtigt, von dieser Datenschutzrichtlinie abweichende Regelungen zu treffen. Weitere Richtlinien zum Datenschutz dürfen in Abstimmung mit dem Führungszirkel für den Datenschutz dann erstellt werden, wenn dies nach dem jeweiligen geltenden Recht erforderlich ist. Eine Änderung dieser Datenschutzrichtlinie findet in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens statt. Die Änderungen werden den Geschäftsbereichen und Abteilungen des Unternehmens unverzüglich gemeldet. Die aktuellste Version der Datenschutzrichtlinie kann unter den Datenschutzhinweisen auf der Internetseite der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH, www.kleine.berlin, abgerufen werden.

 

Artikel 2 – Geltung staatlichen Rechts

Diese Datenschutzrichtlinie beinhaltet die gültigen Datenschutzprinzipien, ohne dass bestehendes staatliches Recht ersetzt wird. Sie ergänzt das nationale Datenschutzrecht.

Das staatliche Recht geht vor, wenn es Abweichungen von dieser Datenschutzrichtlinie erfordert oder weitergehende Anforderungen stellt. Die Inhalte dieser Datenschutzrichtlinie sind auch dann zu beachten, wenn es kein entsprechendes staatliches Recht gibt. Die aufgrund staatlichen Rechts bestehenden Meldepflichten für Datenverarbeitungen müssen beachtet werden.

Jeder Mitarbeiter, Geschäftsbereich sowie Abteilung des Unternehmens Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH ist für die Einhaltung dieser Datenschutzrichtlinie und der gesetzlichen Verpflichtungen verantwortlich. Gibt es Grund zu der Annahme, dass gesetzliche Verpflichtungen im Widerspruch zu den Pflichten aus dieser Datenschutzrichtlinie stehen, hat der betroffene Geschäftsbereich oder Abteilung, unverzüglich den Datenschutzbeauftragten zu informieren.

 

Artikel 3 – Prinzipien für die Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Fairness und Rechtmäßigkeit

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen (siehe Definition) gewahrt werden. Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise und fair erhoben und verarbeitet werden.

3.2 Zweckbindung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich die Zwecke verfolgen, die vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung.

3.3 Transparenz

Der Betroffene muss über den Umgang mit seinen Daten informiert werden. Grundsätzlich sind personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst zu erheben. Bei Erhebung der Daten muss der Betroffene mindestens Folgendes erkennen können oder entsprechend informiert werden über:

  1. Die Identität der verantwortlichen Stelle (siehe Definition)
  2. Den Zweck der Datenverarbeitung
  3. Dritte (siehe Definition) oder Kategorien von Dritten, an die die Daten gegebenenfalls übermittelt werden

3.4 Datenvermeidung und Datensparsamkeit

Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang diese notwendig sind, um den mit der Verarbeitung angestrebten Zweck zu erreichen. Wenn es zur Erreichung des Zwecks möglich ist und der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Zweck steht, sind anonymisierte oder statistische Daten zu verwenden.
Personenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat für potentielle zukünftige Zwecke gespeichert werden, es sei denn, dies ist durch staatliches Recht vorgeschrieben oder erlaubt.

3.5 Löschung

Personenbezogene Daten, die nach Ablauf von gesetzlichen oder geschäftsprozessbezogenen Aufbewahrungsfristen nicht mehr erforderlich (siehe Definition) sind, müssen gelöscht werden. Bestehen im Einzelfall Anhaltspunkte für schutzwürdige Interessen oder für eine historische Bedeutung dieser Daten, müssen die Daten weiter gespeichert bleiben, bis das schutzwürdige Interesse rechtlich geklärt wurde oder der Führungszirkel den Datenbestand auf seine Archivwürdigkeit für historische Zwecke bewerten konnte.

3.6 Sachliche Richtigkeit und Datenaktualität

Personenbezogene Daten sind richtig, vollständig und – soweit erforderlich – auf dem aktuellen Stand zu speichern. Es sind angemessene Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass nichtzutreffende, unvollständige oder veraltete Daten gelöscht, berichtigt, ergänzt oder aktualisiert werden.

3.7 Vertraulichkeit und Datensicherheit

Für personenbezogene Daten gilt das Datengeheimnis. Sie müssen im persönlichen Umgang vertraulich behandelt werden und durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie versehentlichen Verlust, Veränderung oder Zerstörung gesichert werden.

 

Artikel 4 – Zulässigkeit der Datenverarbeitung

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn einer der nachfolgenden Erlaubnistatbestände vorliegt. Ein solcher Erlaubnistatbestand ist auch dann erforderlich, wenn der Zweck für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten gegenüber der ursprünglichen Zweckbestimmung geändert werden soll.

4.1 Beschäftigtendaten

4.1.1 Datenverarbeitung für das Arbeitsverhältnis

Für das Arbeitsverhältnis dürfen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Bei der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeitet werden. Nach Ablehnung sind die Daten des Bewerbers unter Berücksichtigung beweisrechtlicher Fristen zu löschen, es sei denn, der Bewerber hat in eine weitere Speicherung für einen späteren Auswahlprozess eingewilligt. Eine Einwilligung ist auch für eine Verwendung der Daten für weitere Bewerbungsverfahren oder vor der Weitergabe der Bewerbung an andere Abteilungen, Geschäftsbereiche und Marken der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH erforderlich.
Im bestehenden Arbeitsverhältnis muss die Datenverarbeitung immer auf den Zweck des Arbeitsvertrages bezogen sein, sofern nicht einer der nachfolgenden Erlaubnistatbestände für die Datenverarbeitung eingreift.

Ist während der Anbahnung des Arbeitsverhältnisses oder im bestehenden Arbeitsverhältnis die Erhebung weiterer Informationen über den Bewerber bei einem Dritten erforderlich, sind die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Im Zweifel ist eine Einwilligung des Betroffenen einzuholen.

Für Verarbeitungen von personenbezogenen Daten, die im Kontext des Arbeitsverhältnisses stehen, jedoch nicht originär der Erfüllung des Arbeitsvertrages dienen, muss jeweils eine rechtliche Legitimation vorliegen. Das können gesetzliche Anforderungen, Kollektivregelungen mit dem Betriebsrat, eine Einwilligung des Mitarbeiters oder die berechtigten Interessen des Unternehmens sein.

4.1.2 Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Erlaubnis

Die Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten ist auch dann zulässig, wenn staatliche Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften. Besteht ein gesetzlicher Handlungsspielraum, müssen die schutzwürdigen Interessen des Mitarbeiters berücksichtigt werden.

4.1.3 Kollektivregelungen für Datenverarbeitungen

Geht eine Verarbeitung über den Zweck der Vertragsabwicklung hinaus, so ist sie auch dann zulässig, wenn sie durch eine Kollektivregelung gestattet wird. Kollektivregelungen sind Tarifvertrage oder Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und dem Betriebsrat im Rahmen der Möglichkeiten des Arbeitsrechts. Die Regelungen müssen sich auf den konkreten Zweck der gewünschten Verarbeitung erstrecken und sind im Rahmen des staatlichen Datenschutzrechts gestaltbar.

4.1.4 Einwilligung in die Datenverarbeitung

Eine Verarbeitung von Mitarbeiterdaten kann aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen stattfinden. Einwilligungserklärungen müssen freiwillig abgegeben werden. Unfreiwillige Einwilligungen sind unwirksam. Die Einwilligungserklärung ist aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Erlauben die Umstände dies ausnahmsweise nicht, kann die Einwilligung mündlich erteilt werden. Ihre Erteilung muss in jedem Fall ordnungsgemäß dokumentiert werden. Bei einer informierten freiwilligen Angabe von Daten durch den Betroffenen kann eine Einwilligung angenommen werden, wenn geltendes Recht keine explizite Einwilligung vorschreibt. Vor der Einwilligung muss der Betroffene gemäß Artikel 3.3 dieser Datenschutzrichtlinie informiert werden.

4.1.5 Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses

Die Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH erforderlich ist. Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtlich (z.B. die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche) oder wirtschaftlich (z.B. Bonitätsprüfung von Unternehmen) begründet.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Mitarbeiters das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Das Vorliegen schutzwürdige Interessen ist für jede Verarbeitung zu prüfen.

Kontrollmaßnahmen, die eine Verarbeitung von Mitarbeiterdaten erfordern, dürfen nur durchgeführt werden, wenn dazu eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ein begründeter Anlass gegeben ist. Auch bei Vorliegen eines begründeten Anlasses muss die Verhältnismäßigkeit der Kontrollmaßnahme geprüft werden.

Die berechtigten Interessen des Unternehmens an der Durchführung der Kontrollmaßnahme (z.B. Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Regeln) müssen gegen ein mögliches schutzwürdige Interesse des von der Maßnahme betroffenen Mitarbeiters am Ausschluss der Maßnahme abgewogen werden und dürfen nur durchgeführt werden, wenn sie angemessen sind.

Das berechtigte Interesse des Unternehmens und die möglichen schutzwürdige Interessen der Mitarbeiter müssen vor jeder Maßnahme festgestellt und dokumentiert werden. Zudem müssen ggf. nach staatlichem Recht bestehende weitere Anforderungen (z.B. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates und Informationsrechte der Betroffenen) berücksichtigt werden.

4.1.6 Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten

Besonders schutzwürdige personenbezogene Daten dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen verarbeitet werden. Besonders schutzwürdige Daten sind Daten über die rassische und ethnische Herkunft, über politische Meinungen, über religiöse oder philosophische Überzeugungen, über Gewerkschaftszugehörigkeiten oder über die Gesundheit oder das Sexualleben des Betroffenen.

Aufgrund staatlichen Rechts können weitere Datenkategorien als besonders schutzwürdige eingestuft oder der Inhalt der Datenkategorien unterschiedlich ausgefüllt sein. Ebenso dürfen Daten, die Straftaten betreffen, häufig nur unter besonderen, von staatlichem Recht aufgestellten Voraussetzungen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung muss aufgrund staatlichen Rechts ausdrücklich erlaubt oder vorgeschrieben sein. Zusätzlich kann eine Verarbeitung erlaubt sein, wenn sie notwendig ist, damit die verantwortliche Stelle ihren Rechten und Pflichten auf dem Gebiet des Arbeitsrechts nachkommen kann. Der Mitarbeiter kann freiwillig auch ausdrücklich in die Verarbeitung einwilligen.

Wird die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten geplant, ist der Datenschutzbeauftragte der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH im Vorfeld zu informieren.

4.1.7 Automatisierte Entscheidungen

Soweit im Beschäftigungsverhältnis personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, durch die einzelne Persönlichkeitsmerkmale bewertet werden (z.B. im Rahmen der Personalauswahl oder der Auswertung von Fähigkeitsprofilen), darf eine solche automatisierte Verarbeitung nicht die ausschließliche Grundlage für Entscheidungen mit negativen Folgen oder erheblichen Beeinträchtigungen für die betroffenen Mitarbeiter sein.

Um Fehlentscheidungen zu vermeiden, muss in automatisierten Verfahren gewährleistet sein, dass eine inhaltliche Bewertung des Sachverhalts durch einen Verantwortlichen erfolgt und diese Bewertung Grundlage für die Entscheidung ist. Dem betroffenen Mitarbeiter muss außerdem die Tatsache und das Ergebnis einer automatisierten Einzelentscheidung mitgeteilt und die Möglichkeit einer Stellungnahme gegeben werden.

4.2 Kunden­ und Partnerdaten

4.2.1 Datenverarbeitung für eine vertragliche Beziehung

Personenbezogene Daten des betroffenen Interessenten, Kunden oder Partners dürfen zur Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung eines Vertrages verarbeitet werden.

Dies umfasst auch die Betreuung des Vertragspartners, sofern dies im Zusammenhang mit dem Vertragszweck steht. Im Vorfeld eines Vertrages – also in der Vertragsanbahnungsphase – ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Erstellung von Angeboten, der Vorbereitung von Kaufanträgen oder zur Erfüllung sonstiger auf einen Vertragsabschluss gerichteter Wünsche des Interessenten erlaubt.

Interessenten dürfen während der Vertragsanbahnung unter Verwendung der Daten kontaktiert werden, die sie mitgeteilt haben. Eventuell vom Interessenten geäußerte Einschränkungen sind zu beachten. Für darüberhinausgehende Werbemaßnahmen müssen die folgenden Voraussetzungen (siehe 5.2.2) beachtet werden.

4.2.2 Datenverarbeitung zu Werbezwecken

Wendet sich der Betroffene mit einem Informationsanliegen an die Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft (z.B. Wunsch nach Zusendung von Informationsmaterial zu einem Produkt oder Dienstleistung), so ist die Datenverarbeitung für die Erfüllung dieses Anliegens zulässig.

Kundenbindungs­ oder Werbemaßnahmen bedürfen weiterer rechtlicher Voraussetzungen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Werbung oder der Markt­ und Meinungsforschung ist zulässig, sofern sich dies mit dem Zweck, für den die Daten ursprünglich erhoben wurden, vereinbaren lässt. Der Betroffene ist über die Verwendung seiner Daten für Zwecke der Werbung zu informieren. Sofern Daten ausschließlich für Werbezwecke erhoben werden, ist deren Angabe durch den Betroffenen freiwillig. Der Betroffene soll über die Freiwilligkeit der Angabe von Daten für diese Zwecke informiert werden. Im Rahmen der Kommunikation mit dem Betroffenen soll eine Einwilligung (siehe Definition) des Betroffenen in die Verarbeitung seiner Daten zu Werbezwecken eingeholt werden.

Der Betroffene soll im Rahmen der Einwilligung zwischen den verfügbaren Kontaktkanälen wie Post, elektronische Post und Telefon wählen können (Einwilligung s. 4.1.4).

Widerspricht der Betroffene der Verwendung seiner Daten zu Zwecken der Werbung, so ist eine weitere Verwendung seiner Daten für diese Zwecke unzulässig und sie müssen für diese Zwecke gesperrt werden.

4.2.3 Einwilligung in die Datenverarbeitung

Eine Datenverarbeitung kann aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen stattfinden. Vor der Einwilligung muss der Betroffene gemäß (Einwilligung s. 4.1.4). dieser Datenschutzrichtlinie informiert werden. Die Einwilligungserklärung ist aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Unter Umstanden, z.B. bei telefonischer Beratung, kann die Einwilligung auch mündlich erteilt werden. Ihre Erteilung muss dokumentiert werden.

4.2.4 Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Erlaubnis

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auch dann zulässig, wenn staatliche Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften.

4.2.5 Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH erforderlich ist. Berechtigte Interessen sind in der Regel rechtliche (z.B. Durchsetzung von offenen Forderungen) oder wirtschaftliche (z.B. Vermeidung von Vertragsstörungen).

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen das Interesse an der Verarbeitung überwiegen. Die schutzwürdigen Interessen sind für jede Verarbeitung zu prüfen.

4.2.6 Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten

Die Verarbeitung besonders schutzwürdiger personenbezogener Daten (siehe Definition) darf nur erfolgen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist oder der Betroffene ausdrücklich eingewilligt hat.

Die Verarbeitung dieser Daten ist auch dann zulässig, wenn sie zwingend notwendig ist, um rechtliche Ansprüche gegenüber dem Betroffenen geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Wird die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten geplant, ist der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens im Vorfeld zu informieren.

4.2.7 Automatisierte Einzelentscheidungen

Automatisierte Verarbeitungen personenbezogener Daten, durch die einzelne Persönlichkeitsmerkmale (z.B. Eintragungen im polizeilichen Führungszeugnis) bewertet werden, dürfen nicht die ausschließliche Grundlage für Entscheidungen mit negativen rechtlichen Folgen oder erheblichen Beeinträchtigungen für den Betroffenen sein.

Dem Betroffenen muss die Tatsache und das Ergebnis einer automatisierten Einzelentscheidung mitgeteilt und die Möglichkeit zu einer Stellungnahme gegeben werden. Zur Vermeidung von Fehlentscheidungen muss eine Kontrolle und eine Plausibilitätsprüfung durch einen Verantwortlichen gewährleistet werden.

4.2.8 Nutzerdaten und Internet

Wenn auf Webseiten oder in Apps personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, sind die Betroffenen hierüber in Datenschutzhinweisen und ggf. Cookie Hinweisen zu informieren.

Die Datenschutzhinweise und ggf. Cookie Hinweise sind so zu integrieren, dass diese für die Betroffenen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

Werden zur Auswertung des Nutzungsverhaltens von Webseiten und Apps Nutzungsprofile erstellt (Tracking), so müssen die Betroffenen darüber in jedem Fall in den Datenschutzhinweisen informiert werden.

Ein personenbezogenes Tracking darf nur erfolgen, wenn geltende Rechtsvorschriften dies zulassen oder der Betroffene eingewilligt hat. Erfolgt das Tracking unter einem Pseudonym, so soll dem Betroffenen in den Datenschutzhinweisen eine Widerspruchsmöglichkeit eröffnet werden (Opt­out).

Werden bei Webseiten oder Apps in einem registrierungspflichtigen Bereich Zugriffe auf per­ sonenbezogene Daten ermöglicht, so sind die Identifizierung und Authentifizierung der Betroffenen so zu gestalten, dass ein für den jeweiligen Zugriff angemessener Schutz erreicht wird.

4.2.9 Telekommunikation und Internet

Telefonanlagen, Email Adressen, Intranet und Internet sowie interne soziale Netzwerke (interner Bereich der Web-Site, Whats-App, und Weitere) werden in erster Linie im Rahmen der betrieblichen Aufgabenstellung durch das Unternehmen zur Verfügung gestellt. Sie sind Arbeitsmittel und Unternehmensressource. Sie dürfen im Rahmen der jeweils geltenden Rechtsvorschriften und der unternehmensinternen Richtlinien genutzt werden. Im Fall der erlaubten Nutzung zu privaten Zwecken sind das Fernmeldegeheimnis und das geltende Telekommunikationsrecht zu beachten, soweit diese Anwendung finden.

Eine generelle Überwachung der Telefon­ und Email Kommunikation bzw. der Intranet­ und Internet Nutzung findet nicht statt. Zur Abwehr von Angriffen auf die IT­Infrastruktur oder auf einzelne Nutzer können Schutzmaßnahmen an den Übergangen in das Unternehmens interne Netzwerk implementiert werden, die technisch schädigende Inhalte blockieren oder die Muster von Angriffen analysieren.

Aus Gründen der Sicherheit kann die Nutzung der Telefonanlagen, der Email Adressen, des Intranets und Internets sowie der internen sozialen Netzwerke zeitlich befristet protokolliert werden.

Personenbezogene Auswertungen dieser Daten dürfen nur bei einem konkreten begründeten Verdacht eines Verstoßes gegen Gesetze oder Richtlinien der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH erfolgen. Diese Kontrollen dürfen nur durch ermittelnde Bereiche unter Wahrung des Verhältnismäßigkeitsprinzips erfolgen. Die Gesetze sind ebenso zu beachten wie die hierzu bestehenden Unternehmensfestlegungen.

 

Artikel 5 – Übermittlung personenbezogener Daten

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH oder an Empfänger innerhalb des Unternehmens unterliegt den Zulässigkeitsvorraussetzungen der Verarbeitung personenbezogener Daten unter Artikel 4. Der Empfänger der Daten muss darauf verpflichtet werden, diese nur zu den festgelegten Zwecken zu verwenden.

 

Artikel 6 – Auftragsdatenverarbeitung

Eine Auftragsdatenverarbeitung liegt vor, wenn ein Auftragnehmer mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt wird, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird.

In diesen Fällen ist mit externen Auftragnehmern eine Vereinbarung über eine Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen. Dabei behält das Unternehmen die volle Verantwortung für die korrekte Durchführung der Datenverarbeitung. Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten. Bei der Erteilung des Auftrags sind die nachfolgenden Vorgaben einzuhalten; der beauftragende Fachbereich muss ihre Umsetzung sicherstellen.

6.1 Der Auftragnehmer ist nach seiner Eignung zur Gewährleistung der erforderlichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen auszuwählen.

6.2 Der Auftrag ist in Textform zu erteilen. Dabei sind die Weisungen zur Datenverarbeitung und die Verantwortlichkeiten des Auftraggebers und des Auftragnehmers zu dokumentieren.

6.3 Die vom Datenschutzbeauftragten bereitgestellten Vertragsstandards müssen beachtet werden.

6.4 Der Auftraggeber muss sich vor Beginn der Datenverarbeitung von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers überzeugen. Die Einhaltung der Anforderungen an die Datensicherheit kann ein Auftragnehmer insbesondere durch Vorlage einer geeigneten Zertifizierung nachweisen. Je nach Risiko der Datenverarbeitung ist die Kontrolle gegebenenfalls während der Vertragslaufzeit regelmäßig zu wiederholen.

 

Artikel 7 – Rechte des Betroffenen

Jeder Betroffene kann die folgenden Rechte wahrnehmen. Ihre Geltendmachung ist umgehend durch den verantwortlichen Bereich zu bearbeiten und darf für den Betroffenen zu keinerlei Nachteilen führen.

7.1 Der Betroffene kann Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten welcher Herkunft über ihn zu welchem Zweck gespeichert sind. Falls im Arbeitsverhältnis nach dem jeweiligen Arbeitsrecht weitergehende Einsichtsrechte in Unterlagen des Arbeitgebers (z.B. Personalakte) vorgesehen sind, so bleiben diese unberührt.

7.2 Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die Identität des Empfängers oder über die Kategorien von Empfängern Auskunft gegeben werden.

7.3 Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann der Betroffene ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangen.

7.4 Der Betroffene kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu Zwecken der Werbung oder der Markt­ und Meinungsforschung widersprechen. Für diese Zwecke müssen die Daten gesperrt werden.

7.5 Der Betroffene ist berechtigt, die Löschung seiner Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. Gleiches gilt für den Fall, dass der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen ist. Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige Interessen müssen beachtet werden.

7.6 Der Betroffene hat ein grundsätzliches Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung seiner Daten, das zu berücksichtigen ist, wenn sein schutzwürdiges Interesse aufgrund einer besonderen persönlichen Situation das Interesse an der Verarbeitung überwiegt. Dies gilt nicht, wenn eine Rechtsvorschrift zur Durchführung der Verarbeitung verpflichtet.

Darüber hinaus kann jeder Betroffene die in Artikel 2 Abs. 3, Artikel 3, 4, 5, 8, 9 sowie 13 Abs. 2 eingeräumten Rechte als Drittbegünstigter geltend machen, wenn ein Unternehmen, das sich zur Einhaltung der Datenschutzrichtlinie verpflichtet hat, deren Vorgaben nicht beachtet und er dadurch in seinen Rechten verletzt ist.

 

Artikel 8 – Vertraulichkeit der Verarbeitung

Personenbezogene Daten unterliegen dem Datengeheimnis.

Eine unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist den Mitarbeitern untersagt. Unbefugt ist jede Verarbeitung, die ein Mitarbeiter vornimmt, ohne damit im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben betraut und entsprechend berechtigt zu sein.

Es gilt das Prinzip „Kenntnis nur bei Bedarf“: Mitarbeiter dürfen nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, wenn und soweit dies für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlich ist. Dies erfordert die sorgfältige Aufteilung und Trennung von Rollen und Zuständigkeiten sowie deren Umsetzung und Pflege im Rahmen von Berechtigungskonzepten.

Mitarbeiter dürfen personenbezogene Daten nicht für eigene private oder wirtschaftliche Zwecke nutzen, an Unbefugte übermitteln oder diesen auf andere Weise zugänglich machen. Vorgesetze müssen ihre Mitarbeiter bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses über die Pflicht zur Wahrung des Datengeheimnisses unterrichten. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses fort.

 

Artikel 9 – Sicherheit der Verarbeitung

Personenbezogene Daten sind jederzeit gegen unberechtigten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung oder Weitergabe, sowie gegen Verlust, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen.

Dies gilt unabhängig davon, ob die Datenverarbeitung elektronisch oder in Papierform erfolgt. Vor Einführung neuer Verfahren der Datenverarbeitung, insbesondere neuer IT­Systeme, sind technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten festzulegen und umzusetzen. Diese Maßnahmen haben sich am Stand der Technik, den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken und dem Schutzbedarf der Daten zu orientieren.

Der verantwortliche Fachbereich kann dazu insbesondere den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens zu Rate ziehen.

Die technisch organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sind Teil des Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens und müssen kontinuierlich an die technischen Entwicklungen und an organisatorische Änderungen angepasst werden.

 

Artikel 10 – Datenschutzkontrolle

Die Einhaltung der Richtlinien zum Datenschutz und der geltenden Datenschutzgesetze wird regelmäßig durch Datenschutzaudits und weitere Kontrollen überprüft.

Die Durchführung obliegt dem Datenschutzbeauftragten oder beauftragten, externen Prüfern.

Die Ergebnisse der Datenschutzkontrollen sind dem Datenschutzbeuaftragten mitzuteilen. Der Führungszirkel der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH ist im Rahmen der jeweiligen Berichtspflichten über wesentliche Ergebnisse zu informieren.

Auf Antrag werden die Ergebnisse von Datenschutzkontrollen der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zur Verfügung gestellt.

 

Artikel 11 – Datenschutzvorfälle

Jeder Mitarbeiter soll seinem jeweiligen Vorgesetzten oder dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens unverzüglich Falle von Verstößen gegen diese Datenschutzrichtlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (siehe Definition) melden. Die für die Funktion oder die Abteilung bzw. Geschäftsbereich verantwortliche Führungskraft ist verpflichtet, den zuständigen Datenschutzbeauftragten umgehend über Datenschutzvorfälle zu unterrichten.

In Fällen von

  1. unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte,
  2. unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten, oder
  3. bei Verlust personenbezogener Daten

sind die im Unternehmen vorgesehenen Meldungen (Datenschutzvorfallprotokoll) unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht bestehende Meldepflichten von Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.

 

Artikel 12 – Verantwortlichkeiten und Sanktionen

Die Leiter Abteilungen, Geschäftsbereiche und Marken des Unternehmens Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH sind verantwortlich für die Datenverarbeitung in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich. Damit sind sie verpflichtet sicherzustellen, dass die gesetzlichen und die in der Datenschutzrichtlinie enthaltenen Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigt werden (z.B. Meldepflichten).

Es ist eine Managementaufgabe der Führungskräfte, durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung unter Beachtung des Datenschutzes sicherzustellen. Die Umsetzung dieser Vorgaben liegt in der Verantwortung der zuständigen, leitenden Mitarbeiter. Bei Datenschutzkontrollen durch Behörden ist der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens umgehend zu informieren.

Der Führungszirkel des Unternehmens ist verpflichtet, den Datenschutzbeauftragten in seiner Tätigkeit zu unterstützen. Die für Geschäftsprozess und Projekte fachlich Verantwortlichen müssen den Datenschutzbeauftragten rechtzeitig über neue Verarbeitungen personenbezogener Daten informieren.

Bei Datenverarbeitungsvorhaben, aus denen sich besondere Risiken für Persönlichkeitsrechte der Betroffenen ergeben können, ist der Datenschutzbeauftragte schon vor Beginn der Verarbeitung zu beteiligen. Dies gilt insbesondere für besonders schutzwürdige personenbezogene Daten.

Die Führungskräfte müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter im erforderlichen Umfang zum Datenschutz geschult werden. Eine missbräuchliche Verarbeitung personenbezogener Daten oder andere Verstoße gegen das Datenschutzrecht werden auch strafrechtlich verfolgt und können Schadenersatzansprüche nach sich ziehen. Zuwiderhandlungen, für die einzelne Mitarbeiter verantwortlich sind, können zu arbeitsrechtlichen Sanktionen führen.

 

Artikel 13 – Der Datenschutzbeauftragte der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbh

Der Datenschutzbeauftragte als internes, fachlich weisungsunabhängiges Organ, wirkt auf die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften hin. Er ist verantwortlich für die Richtlinien zum Datenschutz und überwacht deren Einhaltung. Der Datenschutzbeauftragte wird vom Vorstand der Gesellschafterin der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbh bestimmt.

Jeder Betroffene kann sich mit Anregungen, Anfragen, Auskunftsersuchen oder Beschwerden im Zusammenhang mit Fragen des Datenschutzes oder der Datensicherheit an den Datenschutzbeauftragten wenden. Anfragen und Beschwerden werden auf Wunsch vertraulich behandelt.

Die Entscheidungen des Datenschutzbeauftragten zur Abhilfe der Datenschutzverletzung sind durch den Führungszirkel zu berücksichtigen. Anfragen von Aufsichtsbehörden sind immer auch dem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis zu bringen.

Der Datenschutzbeauftragte kann wie folgt erreicht werden:

Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbh, Datenschutzbeauftragter

Storkower Straße 132, 10407 Berlin

Email: datenschutzbeauftragter@kleine.berlin

Im Internet unter https://intern.kleine.berlin

 

Anlage 1 – Definitionen

Anonymisiert sind Daten dann, wenn ein Personenbezug dauerhaft und von niemandem mehr hergestellt werden kann bzw. wenn der Personenbezug nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft wiederhergestellt werden könnte.

Besonders schutzwürdige Daten sind Daten über die rassische und ethnische Herkunft, über politische Meinungen, über religiöse oder philosophische Überzeugungen, über Gewerkschaftszugehörigkeiten oder über die Gesundheit oder das Sexualleben des Betroffenen. Aufgrund staatlichen Rechts können weitere Datenkategorien als besonders schutzwürdig eingestuft oder der Inhalt der Datenkategorien unterschiedlich ausgefüllt sein. Ebenso dürfen Daten, die Straftaten betreffen, häufig nur unter besonderen, von staatlichem Recht aufgestellten Voraussetzungen verarbeitet werden.

Betroffener im Sinne dieser Datenschutzrichtlinie ist jede natürliche Person, über die Daten verarbeitet werden. In einigen Ländern können auch juristische Personen Betroffener sein.

Datenschutzvorfälle sind alle Ereignisse, bei denen der begründete Verdacht besteht, dass personenbezogene Daten rechtswidrig ausgespäht, erhoben, verändert, kopiert, übermittelt oder genutzt wurden. Das kann sich sowohl auf Handlungen durch Dritte als auch Mitarbeiter beziehen.

Dritter ist jeder außerhalb des Betroffenen und der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle. Auftragsdatenverarbeiter sind innerhalb der EU nicht Dritte im Sinne des Datenschutz­ rechtes, da sie gesetzlich der verantwortlichen Stelle zugeordnet sind.

Drittstaaten im Sinne der Datenschutzrichtlinie sind alle Staaten außerhalb der Europäischen Union/EWR. Ausgenommen sind Staaten, deren Datenschutzniveau von der EU Kommission als angemessen anerkannt worden ist.

Der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) ist ein mit der EU assoziierter Wirtschaftsraum, dem Norwegen, Island und Liechtenstein angehören.

Ein angemessenes Datenschutzniveau von Drittstaaten wird von der EU Kommission dann

anerkannt, wenn der Kernbestand der Privatsphäre, so wie er in den Mitgliedstaaten der EU übereinstimmend verstanden wird, im Wesentlichen geschützt wird. Die EU Kommission berücksichtigt bei ihrer Entscheidung alle Umstände, die bei einer Datenübermittlung oder einer Kategorie von Datenübermittlungen eine Rolle spielen. Dies schließt die Beurteilung staatlichen Rechts sowie der jeweiligen geltenden Standesregeln und Sicherheitsmaßnahmen ein.

Einwilligung ist eine freiwillige, rechtsverbindliche Einverständniserklärung in eine Datenverarbeitung.

Erforderlich ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn der zulässige Zweck oder das berechtigte Interesse ohne die jeweiligen personenbezogenen Daten nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu erreichen ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person. Bestimmbar ist eine Person z.B. dann, wenn der Personenbezug durch eine Kombination von Informationen mit auch nur zufällig vorhandenem Zusatzwissen hergestellt werden kann.

Übermittlung ist jede Bekanntgabe von geschützten Daten durch die verantwortliche Stelle an Dritte.

Verarbeitung personenbezogener Daten ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang zur Erhebung, Speicherung, Organisation, Aufbewahrung, Veränderung, Abfrage, Nutzung, Weitergabe, Übermittlung, Verbreitung oder der Kombination und der Abgleich von Daten. Dazu gehört auch das Entsorgen, Löschen und Sperren von Daten und Datenträgern.

Verantwortliche Stelle ist diejenige Abteilung, Geschäftsbereich oder Marke der Kleine Reinigungs- und Dienstleistungsgesellschaft mbH, deren Geschäftsaktivität die jeweilige Verarbeitungsmaßnahme veranlasst.